KAUKORAVINTOLAT OY:N ASIAKASREKISTERI
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Kaukoravintolat Oy:n
asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä
1. Rekisterinpitäjä Kaukoravintolat Oy/ Mamma Rosa, Tokyo 55, Izakaya
Runeberginkatu 55 A & B
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on Mika Pekkonen, 09 4342760, mika.pekkonen@mammarosa.fi
3. Rekisterin nimi Kaukoravintolat Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Oikeutettu etu: Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden
ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Kaukoravintolat Oy:hyn.
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus: Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytävarausta tai kabinettivarausta tehtäessä tai sushikoulun reseptiikan sähköistä lähettämistä varten.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:
-Asiakassuhdeviestintä
-Asiakkaan tekemien varausten käsittely
-Palveluiden myynti ja toteutus
-Maksamiseen,laskutukseen sekä maksun valvontaan ja
perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
-Rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi
-*Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja
käsitellään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:
-Asiakkaan etu-ja sukunimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
-Varauksia koskevat tiedot
-Asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
-Tieto siitä, jos asiakas on antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin (markkinointi
tekstiviestitse tai sähköisesti)
-Tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
-Asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
-Mahdolliset asiakaspalaute-ja reklamointitiedot
-Mahdolliset erityisruokavaliot* -Ostobonus ja siihen liittyvä tieto
Yritysten yhteyshenkilötietojen käsittely:
Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:
-Yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
-Yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
-Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
7. Mistä henkilötiedot saadaan
-Rekisteröidyltä itseltään
-Palveluiden käytöstä tai ostosten teosta saatavat tiedot
-Kolmansilta tahoilta saatavat tiedot, Quandoo pöytävarausjärjestelmä, Lahjakortti.eu
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Asiakasrekisteristä ei luovuteta tietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakassuhteen päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita kolmeen vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä kolmen kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan lain edellyttämiä säilytysaikoja, kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja
säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.
Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).
Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
11. Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuojaasetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta).Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.
Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuojaasetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).
Oikeus tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä
rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen:
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman
aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
-henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä:
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä
suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista:
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
-rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
-käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn
rajoittamista
-rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietija käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
-rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustamisoikeudesta yllä) ja sen arviointi,
syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.
Käsittelyn rajoittamisen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä
rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
Rekisterin käsittelijä sekä tekninen ylläpitäjä on Intellipocket Oy (Y-tunnus: 2295953-8).
Intellipocket Oy noudattaa parhaiden käytäntöjen ja EU GDPR -asetusten mukaisia tietoturvakäytäntöjä